Rollen en rechten

De drie lagen

Iedereen heeft één werkruimterol. Eigenaars en beheerders van de werkruimte zien en beheren automatisch elke site in de werkruimte. Een gewoon lid heeft op zichzelf geen toegang: het ziet alleen de sites waaraan het uitdrukkelijk is toegevoegd, met een siterol per site. Voor redacteuren perkt een optionele lijst toegang tot collecties het nog een stap verder in.

Werkruimterollen

• Eigenaar: alles wat een beheerder kan, plus het abonnement en de facturatie, de werkruimte verwijderen en het eigenaarschap zelf: alleen een eigenaar kan iemand eigenaar maken, de rol van een eigenaar wijzigen of een eigenaar verwijderen. Er is altijd minstens één eigenaar.
• Beheerder: ziet en beheert elke site in de werkruimte: content, leden, instellingen en configuratie. Schrijft overal, dus een beheerder telt als betaalde schrijversplaats.
• Lid: op zichzelf geen toegang. Combineer met de siterollen hieronder; de persoon ziet dan alleen die sites. Iemand uit de werkruimte verwijderen haalt ook al zijn of haar siterollen daarin weg, zodat de toegang overal tegelijk stopt.

Siterollen

De siterol bepaalt schrijven versus publiceren. Schrijven en goedkeuren zijn bewust gescheiden: redacteuren schrijven, goedkeurders kijken na, en een wijziging passeert altijd een tweede paar ogen (tenzij de site de flow “Direct publiceren” gebruikt).

• Redacteur: schrijft en bewerkt content; ingediende wijzigingen volgen de publicatieflow van de site. Redacteuren kunnen geen wijzigingen van anderen publiceren. Betaalde schrijversplaats.
• Goedkeurder: kijkt wijzigingen van anderen na en publiceert ze, maar begint nooit zelf nieuwe content. Om een schrijver een rondje te besparen voor een tikfout, mag een goedkeurder een wijziging die op goedkeuring wacht verbeteren en in één keer publiceren (Verbeteren op de nakijkpagina). Goedkeuren geldt altijd voor de hele site (toegang tot collecties speelt geen rol). Gratis.
• Viewer: alleen-lezen: bladert door de content, kan niets wijzigen of publiceren. Gratis.

Eigenaars en beheerders van de werkruimte hebben automatisch de volledige beheerdersrol op elke site in hun werkruimte; ze hebben nooit een apart lidmaatschap van een site nodig.

Toegang tot collecties (alleen redacteuren)

Op de pagina Leden van een site kun je een redacteur beperken tot bepaalde collecties, bijvoorbeeld een freelancer alleen de blog geven. Die ziet de rest van de site dan nog als alleen-lezen, maar kan alleen in de gekozen collecties items maken en bewerken. Niets kiezen betekent toegang tot elke collectie. Omdat goedkeurders en viewers nooit schrijven, geldt toegang tot collecties alleen voor redacteuren.

Het volledige overzicht

Plaatsen worden per persoon geteld, niet per site: wie ergens kan schrijven (eigenaars, beheerders en redacteuren van een site), neemt één betaalde schrijversplaats in; wie alleen leest of goedkeurt, is altijd gratis.

Drie veelvoorkomende opstellingen

• Een collega bij het bureau die klantsites beheert: beheerder van de werkruimte. Ziet elke site, nodigt leden uit en wijzigt instellingen.
• Een freelance schrijver voor de blog van één klant: lid van de werkruimte + redacteur op die ene site, met toegang beperkt tot de blog. Ziet precies één site en schrijft in precies één collectie.
• De klant die aftekent: lid van de werkruimte + goedkeurder op de site. Kijkt na en publiceert wat de schrijvers indienen, gratis, en kan zelf geen content wijzigen.

Een team uitnodigen

Uitnodigen gebeurt op de pagina Leden van een site. Voeg één persoon toe met naam, e-mailadres en rol, of haal een heel klantteam in één keer aan boord: plak een lijst adressen (gescheiden door komma’s, puntkomma’s of nieuwe regels; een kolom uit een spreadsheet, CSV-rijen met namen en items als Naam <e-mail> werken ook) en geef iedereen één rol, met optionele toegang per collectie. Elke rij meldt haar eigen resultaat (ongeldig adres, al lid, al uitgenodigd), zodat één tikfout nooit de hele lijst laat mislukken, en een lijst die de limiet voor uitnodigingen zou overschrijden, wordt in zijn geheel geweigerd in plaats van half verstuurd. Een werkruimte verstuurt hoogstens 30 uitnodigingen per dag op het gratis abonnement en 300 op een betaald abonnement. Namen mogen geen links of webadressen bevatten, en in uitnodigingsmails zijn alleen de eigen links van PullPress klikbaar.

• Welkomstmail: genodigden krijgen een uitnodiging in gewone taal die de site noemt en uitlegt wat er nu gebeurt, met een persoonlijke link die hen meteen inlogt (eenmalig, zeven dagen geldig; een verlopen link biedt een nieuwe inlogmail aan). Op white-label-werkruimtes draagt die het merk en de afzender van het bureau, nooit die van PullPress.
• Eerste login: een uitgenodigde redacteur komt op de site uit met een kort paneel “zo werkt het” dat je kunt wegklikken (schrijven, indienen, iemand keurt goed, het gaat online), in de eigen taal.
• Openstaande uitnodigingen: wie nog niet ingelogd heeft, staat apart in de lijst met opnieuw versturen en intrekken, plus één klik om ze allemaal opnieuw te versturen.
• Mensen die PullPress al gebruiken: heeft het adres al een account (in een andere werkruimte), dan wordt het niet achter de rug van die persoon toegevoegd: die krijgt een uitnodiging om te aanvaarden of af te wijzen onder Uitnodigingen in de app, en komt pas bij de werkruimte (en telt pas als plaats) na het aanvaarden. De uitnodigingsmail linkt dan naar de gewone loginpagina, nooit naar een directe login.
• Schrijversgids: elke site heeft een merkneutrale gids voor schrijvers in de app; de ledenpagina toont de link, zodat je die met de uitnodigingen kunt meesturen.